Collecte des métriques

Le module de collecte permet d'envoyer des demandes de saisie aux responsables de métriques via un formulaire public accessible sans authentification, similaire aux questionnaires d'actifs.

Principe

Au lieu de saisir vous-même les valeurs des métriques manuelles, vous pouvez :

1. Assigner un responsable à chaque métrique
2. Envoyer une demande de collecte par email
3. Le responsable remplit un formulaire simplifié sans avoir besoin de compte ISMP
4. Les valeurs sont automatiquement intégrées et les indicateurs recalculés

Envoyer une demande individuelle

Depuis la carte métrique

1. Assurez-vous qu'un responsable est assigné à la métrique (type saisie manuelle)
2. Cliquez sur le bouton Envoyer sur la carte de la métrique
3. Remplissez le formulaire d'envoi :

Champ	Description
Email	Pré-rempli depuis le compte Keycloak du responsable
Nom	Nom du destinataire (optionnel)
Titre	Objet de la demande
Message	Instructions complémentaires pour le collecteur
Date d'expiration	Date limite de réponse (optionnel)

4. Cliquez sur Envoyer la demande

Email automatique

L'email du responsable est automatiquement récupéré depuis Keycloak lorsque le responsable est un utilisateur de la plateforme. Si l'email n'est pas trouvé, un avertissement s'affiche et vous pouvez le saisir manuellement.

Envoi groupé

Par responsable et fréquence

Le bouton Envoyer les collectes en haut de la page permet d'envoyer des demandes groupées :

1. Cliquez sur Envoyer les collectes
2. ISMP regroupe automatiquement les métriques manuelles par responsable et fréquence
3. Pour chaque groupe, une demande unique est créée contenant toutes les métriques concernées
4. Vérifiez les emails des destinataires (pré-remplis depuis Keycloak)
5. Ajoutez un message et une date d'expiration si souhaité
6. Cliquez sur Envoyer toutes les demandes

Emails manquants

Si un responsable n'a pas d'email associé dans Keycloak, un avertissement s'affiche. Vérifiez que les utilisateurs ont bien un email configuré dans Keycloak avant l'envoi groupé.

Expérience du collecteur

Le responsable reçoit un email contenant un lien unique vers un formulaire simplifié :

• Sans authentification : Pas besoin de compte ISMP
• Interface claire : Liste des métriques à renseigner avec leur description
• Contexte : Pour chaque métrique, le formulaire affiche :
  • Le code et le nom de la métrique
  • La description et l'unité attendue
  • Les bornes min/max si définies
  • La dernière valeur connue (pour référence)
• Notes : Possibilité d'ajouter un commentaire pour chaque valeur
• Confirmation : Écran de confirmation après soumission

Processus de collecte

1. Le responsable clique sur le lien dans l'email
2. Le formulaire s'ouvre avec la liste des métriques à renseigner
3. Pour chaque métrique, il saisit la valeur et éventuellement une note
4. Il clique sur Soumettre les valeurs
5. Les valeurs sont enregistrées et les indicateurs associés sont automatiquement recalculés

Suivi des demandes

Tableau de suivi

Sous les cartes de métriques, un tableau liste toutes les demandes de collecte :

Colonne	Description
Titre	Nom de la demande
Destinataire	Email du collecteur
Statut	État actuel de la demande
Métriques	Nombre de métriques remplies / total
Envoyé le	Date d'envoi
Actions	Bouton de relance

Statuts

Statut	Description
Brouillon	Demande créée mais pas encore envoyée
Envoyé	Email envoyé, en attente d'ouverture
Ouvert	Le lien a été consulté par le destinataire
Complété	Toutes les valeurs ont été saisies
Expiré	La date limite est dépassée

Relances

Si une demande n'est pas complétée :

1. Cliquez sur Relancer dans la colonne Actions
2. Un email de rappel est envoyé au destinataire avec le même lien

Intégration avec les indicateurs

Lorsqu'un collecteur soumet ses valeurs :

1. Les MetricValue sont créées pour chaque métrique renseignée
2. Les indicateurs utilisant ces métriques sont automatiquement recalculés
3. Les nouveaux snapshots d'indicateurs sont générés avec les valeurs mises à jour

Bonnes pratiques

Maximiser le taux de collecte

1. Personnalisez le message pour expliquer le contexte
2. Fixez une date limite raisonnable (7-14 jours)
3. Regroupez les demandes par responsable pour éviter de multiplier les emails
4. Relancez après 5 jours sans réponse
5. Vérifiez les emails Keycloak avant l'envoi groupé

Sécurité

Les liens de collecte sont uniques et confidentiels. Demandez aux destinataires de ne pas les partager. Chaque lien donne accès uniquement aux métriques de la demande concernée.